scan snapを買いました。
Scan snap良いです。
scan snapを買った理由は、ペーパレス化つまり、紙の資料を減らすことにより、資料保管スペース削減と、いつでもどこでもデータを閲覧できるようにしたいためです。
あとは、検索性向上です。最近は、PDFの文字検索もしてくれるため、資料検索がかなり便利になりました。さらに検索性が向上すれば、フォルダ管理は要らなくなるかもしれません。
紙の資料をスキャンした後、、紙の資料は廃棄します。
サクサク、スキャンしてくれ、保存場所もDropboxやEvernoteなどへも連携、保存できます。
但し、A4サイズまでが限界で、A3も可能ですが、キャリアシートという特別なファイルに入れてスキャンをしなければならないので、面倒です。
名刺もスキャンし、データ化できます。読込もなかなかです。macの連絡先との連携もできますので、iphoneの連絡先にも登録されます。
目標は、全ての紙をPDF化して、必要なときに印刷して持っていくようにしたいです。
でも、全ての資料をペーパレス化するのは、なかなか難しいですが、出来るところから始めます。
以前の勤め先で、ペーパレス化を進めていましたが、元の紙利用に戻ってしまいました。
私はペーパレス化に賛成でしたが、上司たちは、ペーパレス化に反対していました。
ペーパレス化を進めたいといったのは、トップでしたが、トップ自身がペーパレス化のための行動をしていませんでした。また、全体の業務の一部だけペーパレス化したため、中途半端でした。
致命傷は、PDF化した紙媒体をしばらくそのままにしておいたため、データ化した資料を見ず、紙媒体ばかりを見たり使ったりしていました。
会社のペーパレス化を進めるには、
１．会社の方針であることを明言し、トップや幹部が率先して実行すること
３．いつまでにどれだけペーパレス化を進めるか期限をきめること
３．ルールを決めること
が大事です。
また、一部だけでなく、ほぼ全ての紙をデータ化しないとペーパレス化は進みません。
紙の利用を一部でも容認すると、楽な方、慣れた方へ人は行動するため、もとの紙利用へ戻ります。
ペーパレス化とは、過去の慣習をやめてもらうという、人にとって、一番嫌なことのため、簡単に進まないのです。
では、紙が悪いかというとそうではありません。ただ、保管場所やファイル整理が手間であるぐらいです。
紙のほうが、見やすいという点もあります。
以前は、絶対にペーパレス化をしたほうが良いと思っていましたが、今はどう思うかというと、どちらでもよいと思っています。
情報を集取し判断したり、伝達するのは、データも紙も一緒です。
使いやすい方を使えば良いと思います。
でも、ペーパレス化すると、効率は良くなると思いますよ。
